Proceso de Autoevaluación Institucional
Noviembre 2018
Autoevaluación
Desarrollar un buen proceso de autoevaluación no es fácil. Exige tiempo, dedicación, conocimiento del proceso y de la universidad, capacidad de convocatoria,metodología participativa , diseño de espacios de participación, mecanismos para sistematizar la información recogida y transformarla en juicios evaluativos. Obliga a mirar el propio quehacer y el de la institución de manera crítica, abrirse a escuchar, invita a cuestionar y cuestionarse.
Al finalizar, hay que recoger todo ese proceso en un informe que refleje el sentir de la universidad - no necesariamente de todos y cada uno, pero tampoco el de un
grupo reducido de redactores.
El proceso de autoevaluación tiene distintas etapas :
Planificación
Recolección y análisis de información
Construcción de juicios evaluativos
Diseño de un plan de mejoramiento.
La cultura de la evaluación, se centra esencialmente en la Acreditación, es decir, en los procesos conducentes a dar garantía pública de la calidad de una
institución o sus programas.
La autoevaluación - manteniendo su rol como un insumo básico para los procesos de acreditación - se convierte en un pilar de la gestión, y genera los
antecedentes necesarios para promover una mejora continua de las funciones y servicios de la universidad.
La acreditación deja de ser un fin en sí, y se identifica claramente como un instrumento que permite avanzar, diariamente, en la construcción permanente y
sustentable de la calidad de la formación. Ese es el verdadero sentido de los procesos de autoevaluación : hacer de la acreditación un sello, que da cuenta de que
la universidad cumple con las promesas que hace a la sociedad y a sus estudiantes. La universidad debe identificar con claridad sus fortalezas y debilidades y
las áreas donde es preciso hacer ajustes y mejoras, y para actuar en consecuencia. Es en esa capacidad de autorregulación institucional, construida paso a paso
en procesos rigurosos de autoevaluación, y animada por el encuentro con el alma institucional, donde verdaderamente es posible asegurar la calidad.
Planificación del Proceso de Autoevaluación
Una de las etapas consideradas como fundamentales dentro del proceso de autoevaluación es la Planificación. En esta etapa el equipo encargado de guiar el proceso establece una ruta de trabajo para lograr el objetivo, considerando los hitos principales y los productos de cada etapa como aspectos esenciales delproceso.
1.- Conformación del Comité de Autoevaluación
Es la etapa inicial del proceso y éste es el equipo encargado de llevar a cabo la planificación en los plazos definidos.
Este comité cumplirá el rol de organizar, coordinar y ejecutar el trabajo de estudio, es el equipo central y unificador de todo el proceso de autoevaluación. A través de este equipo de trabajo se realizará la planificación del proceso : se establecerán los grupos de trabajo y se coordinarán las actividades. A la vez es el equipo clave para la interpretación de los resultados, la toma de decisiones, así como las recomendaciones y mejoras que serán presentadas en el informe de autoevaluación.
Previamente a la conformación del comité es necesario ser conscientes de las tareas que implica el trabajo de autoevaluación en todas sus etapas, el momento actual que vive la unidad académica y las características del grupo humano que participará en el proceso. Un aspecto necesario en la conformación de un comité de autoevaluación es la identificación previa de algunas características clave de la unidad académica. La identificación de ellas nos permiten establecer ciertos potenciales e identificar algunos aspectos o características personales necesarias en la conformación del comité.
Entre estas orientaciones están:
Identificar quiénes son los líderes naturales en la unidad académica que desarrollará el trabajo.
Describir las diferentes tareas a realizar y a la vez qué personas o grupos son los adecuados para ellas.
Identificar miembros informales que puedan aportar al comité o que puedan asumir alguna asignación.
Reconocer a las distintas instancias que deban estar involucradas dentro del comité (p.ej: representación de los diferentes estamentos de la unidad académica).
Identificar si el comité requiere ser validado por una instancia superior.
Establecer las habilidades y experiencias necesarias para la autoevaluación que se encuentran disponibles entre los miembros de la unidad académica.
Definir un grupo acotado de participantes con tareas definidas, que pueda avanzar en conjunto en relación a las tareas planificadas.
Considerando los temas mencionados anteriormente es necesario evitar dos aspectos en la conformación del comité y que pudieran afectar el resultado final :
Comités sin autoridad: constituidos por individuos reconocidos como interlocutores válidos pero que carecen del respaldo de la institución o de las autoridades.
Comités constituidos desde las autoridades: constituidos por miembros directivos, suelen percibirse con baja capacidad crítica o buscando legitimar aspectos de su gestión, factores que reducen la credibilidad del proceso.2
En las reuniones de la unidad académica orientadas a conformar el comité es importante propiciar un espacio para instalar una forma de trabajo que debería impregnar todo el proceso : la apertura a la participación, la capacidad de responder preguntas y resolver inquietudes, el aprovechamiento de las experiencias ya realizadas.
Un rol importante dentro de este grupo es el de Coordinador del Proceso de Autoevaluación.
El coordinador es el miembro que encabeza el grupo y que reúne las habilidades para dirigir y administrar tanto las relaciones humanas, las habilidades técnicas
y el proceso de evaluación. Es importante a su vez considerar que este rol implica una alta responsabilidad administrativa en relación al proceso, estableciendo una coordinación directa con las unidades técnicas de la institución (DGAC, DPA y DEI) en relación con la planificación, las actividades y los productos (ver detalle cuadro 1.1)
Cuadro 1.1: Funciones de los participantes en el Comité de Autoevaluación.
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Funciones de los participantes en el Comité de Autoevaluación |
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Rol |
Funciones |
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Coordinador General (CG) |
Gestionar la agenda de trabajo del CAE. |
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Obtener la información institucional y de la Carrera en coordinación con los integrantes del CAE, la Dirección de Escuela y la DGAC. |
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Organizar la logística de las 3 Jornadas de Autoevaluación. |
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Producir documentos de análisis en coordinación con los integrantes del CAE. |
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Compilar y producir los contenidos de base para el 1er borrador del IAE. |
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Comité de Autoevaluación (CAE) |
Desarrollar la evaluación de los criterios de cada dimensión según normativa CNA. |
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Proveer de información oportuna y de calidad al Coordinador General del proceso. |
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Presentar un análisis de detalle de los aspectos a considerar de cada criterio en cada una de las Jornadas de Autoevaluación según la distribución de trabajo por criterios/Jornada. |
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Mantener reuniones de trabajo sistemáticas con la DPA. |
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Otras que asigne la DGAC. |
Luego de definidos los participantes, se establecerán reuniones de trabajo con las unidades técnicas de la institución para introducir a los miembros del comité en los aspectos generales involucrados en el proceso de autoevaluación.
1.2. Planificación de plazos y actividades
Una vez conformado el comité de autoevaluación es necesario establecer un diagnóstico del estado actual del Posgrado. Para este fin la Vicerrectoría de Aseguramiento de la Calidad (VRAC) pone a disposición delPostgrado una pauta de evaluación previa al inicio de un proceso de autoevaluación, sus objetivos son :
Guiar a las carreras en una pre-evaluación del estado de su desarrollo académico, tomando en consideración los estándares mínimos de calidad de cada una de ellas (definidos por CNA-Chile).
Desarrollar acciones de mejoramiento específicas que corrijan eventuales debilidades existentes en las carreras, previas al inicio de su proceso de autoevaluación y/o acreditación.
Este instrumento ha sido perfeccionado a través de los distintos procesos de autoevaluación desarrollados por las carreras de la Universidad y se enmarca en la política institucional de aseguramiento de la calidad. El desarrollo de este diagnóstico permite identificar de manera previa el estado del arte de algunos aspectos clave para la autoevaluación. De acuerdo a los cambios recientes en la estructura de los criterios de evaluación (CNA-Chile, 2014 a) el instrumento ha requerido algunas variaciones, principalmente en relación a la organización de los criterios de evaluación de carreras y los aspectos básicos a considerar para cada uno de ellos.
El instrumento está organizado de acuerdo a las 3 grandes dimensiones de evaluación. En las siguientes tablas se presentan los criterios de acreditación de carreras por cada una de las 3 dimensiones, estableciendo una relación entre los criterios vigentes hasta el primer semestre de 2015, en relación a la nueva propuesta de criterios.
Si bien este manual está concentrado en la nueva versión de criterios de las carreras de CNA-Chile, su uso también puede ser aplicado a los criterios que aún se encuentran vigentes.
3
3 En anexos 1 al 12, se presentan guías para análisis primario por cada aspecto a considerar de los nuevos 12 criterios de acreditación, con preguntas orientadoras y documentos de consulta.
En esta matriz (instrumento) se solicita al comité que pueda establecer el grado de cumplimiento del PEP en relación a cada uno de los aspectos mínimos a evaluar
por cada criterio. Junto a esto se solicita una argumentación que justifique la evaluación del equipo para cada uno de estos aspectos (ver cuadro 1.2).Esta pauta es un primer producto dentro del proceso de autoevaluación y permite al comité realizar un diagnóstico general que los aproxima a los criterios de evaluación y al marco general que articula el proceso. Asimismo, es una primera instancia de evaluación del comité que les permite identificar posibles fortalezas y debilidades que serán contrastadas posteriormente.
Cuadro 1.2.- Ejemplo del instrumento de evaluación previa.
Luego de completar esta pauta inicial y previo a la planificación del proceso, es necesario considerar ciertos hitos dentro del proceso general. Uno de estos hitos es el análisis preliminar de los criterios previo a las Jornadas de Autoevaluación. Este análisis de los criterios permite llegar a las jornadas con conclusiones previas que optimizan el trabajo de análisis conjunto.
El hito más importante del proceso son las Jornadas de Autoevaluación, donde se involucra la participación ampliada de los miembros del Postgrado. Estas jornadas son la principal instancia de análisis conjunto de la información recopilada durante las primeras etapas. Con motivo de organizar el trabajo de manera más eficiente se ha dispuesto el desarrollo de 2 Jornadas de Autoevaluación.
En cada una de estas jornadas se realizan distintas tareas de análisis:
Jornada 1: en esta jornada se trabaja principalmente en la construcción del contexto general del PEP y en el análisis de la información relativa a la dimensión 1 de los criterios de evaluación. Esta corresponde a “Propósitos e Institucionalidad de la Carrera o Programa” y corresponde a los criterios: Perfil de Egreso; Plan de Estudios; Vinculación con elMedio; Creación e Investigación por el Cuerpo Docente, y, Efectividad y resultados del proceso formativo.
Jornada 2: en esta jornada se analizan la dimensión 2 “Condiciones de Operación” y la dimensión 3 “Resultados y Capacidad de Autorregulación” que contemplan los siguientes criterios de evaluación : Propósitos; Integridad; Organización y Administración; Personal Docente; Infraestructura y Recursos para el Aprendizaje; Participación y Bienestar Estudiantil; y Autorregulación y Mejoramiento Continuo.
Jornada 3: en esta jornada se define el Plan de Mejora y se analizan los avances del plan anterior en caso de existir un proceso de acreditación previo. También se realiza un análisis de Oportunidades y Amenazas en base al diagnóstico competitivo y los resultados del análisis PESTLE. Es importante considerar seriamente la planificación de las jornadas debido a que en muchos casos involucra un importante esfuerzo de gestión: definición de recursos, movilización de personas, trabajo entre diferentes sedes y el desarrollo de productos específicos.
Teniendo en cuenta previamente estos hitos del proceso, es necesario planificar la Autoevaluación en cuanto a sus participantes, procedimientos, plazos y responsabilidades. Para esto es bueno tener en cuenta los productos asociados al proceso, de forma de organizar las actividades y a los responsables en cada etapa (ver cuadro 1.3).
Cuadro 1.3.- Etapas e Hitos del proceso de Autoevaluación.
Se propone un diseño de procedimientos, etapas y responsabilidades del proceso de autoevaluación, que tenga una duración de entre 6 a 8 meses hasta lograr el producto final: la versión final de Informe de Autoevaluación.
La clave es trabajar sistemática y eficazmente en este periodo con responsabilidades claramente asignadas y bien distribuidas entre quienes participan del proceso de autoevaluación. Esta propuesta se materializa en la creación de una Carta Gantt con un detalle de todas las actividades necesarias para llevar el proceso de acreditación como tal. La experiencia institucional en estos procesos ha permitido sistematizar las etapas y crear este documento que está disponible en formato MS Project. Dentro de esta Carta Gantt, están descritas todas las tareas y eventos propios del proceso, y se han establecido las duraciones aproximadas para el desarrollo de las diferentes tareas y los responsables para cada una de ellas.
Para efectos de entender el uso del instrumento se debe establecer una reunión con el fin de mostrarles el uso y posibilidades del documento. Considerando que la carta Gantt desarrollada por la institución es un documento general, cada unidad académica o carrera debe hacer los ajustes pertinentes en relación a su propia planificación, su calendario académico y los períodos de receso de actividades. Lo importante es anticipar cualquier evento que pudiera afectar la continuidad y eficiencia del proceso.
Es necesario que el Coordinador General del proceso asuma la responsabilidad de realizar el seguimiento y control del proceso establecido en la Carta Gantt. Esto supone determinar cada cuanto tiempo se verificarán los avances, solicitando información a los responsables, anticipando tareas, o corrigiendo acciones en el momento oportuno. Una vez terminados los ajustes y establecidos los responsables, se debe enviar esta planificación a la Dirección General de Aseguramiento de la Calidad para su revisión.
1.3.- Realizar el presupuesto de acreditación
1.4. La inscripción del proceso de acreditación
Luego del establecimiento de las etapas anteriores, es necesario realizar un compromiso formal con la institución de modo de manifestar la decisión de la unidad académica de realizar el proceso de autoevaluación. El trabajo previo de conformación del comité de autoevaluación, el establecimiento de los procedimientos, los responsables y la planificación, han provisto a los participantes una visión general y las implicancias del trabajo de autoevaluación.
El trabajo previo a la inscripción formal puede llevarse a cabo mediante una reunión de Postgrado. Esta reunión es una buena ocasión para mostrar a los participantes las implicancias del trabajo de autoevaluación.
Una opción para formalizar el proceso es a través de una Carta de Incorporación. Este documento es un acuerdo que expresa la decisión de la escuela de participar en el proceso de autoevaluación y puede estar dirigida al Rector como autoridad superior de la institución. En este documento deben estar detallados los participantes en el Comité de autoevaluación, en su calidad de equipo que cumplirá el rol organizador y coordinador de todo el trabajo de evaluación. Una vez firmado este documento, se puede acordar con la Dirección de Procesos de Acreditación (DPA) las fechas posibles para la realización de los talleres de capacitación del Comité de Autoevaluación, donde se entregarán las directrices de trabajo para comenzar con esta tarea.
Producto esperado: Carta de compromiso firmada.
1.5. Capacitación del comité de autoevaluación
La capacitación del comité de autoevaluación aquí presentada es una descripción de las actividades planificadas por las unidades institucionales encargadas de facilitar el proceso. En estas jornadas se presenta por completo la metodología de evaluación y los criterios, junto con los últimos procedimientos establecidos por la institución para organizar, simplificar y facilitar el alcance de los objetivos de la evaluación. El desarrollo de esta actividad considera un largo aprendizaje producto de procesos anteriores, que han permitido enriquecer la experiencia de la institución, desarrollar instrumentos que facilitan la organización de las tareas, y establecer actividades específicas para realizar los análisis de distinto orden.
En estas jornadas de preparación los temas son :
Introducción a temas generales de acreditación y contexto nacional.
Presentación de los procedimientos de aseguramiento de la calidad y criterios de evaluación.
Presentación de los estudios de opinión orientados a estudiantes, académicos, egresados y empleadores.
Criterios de evaluación, metodología de trabajo, etapas del proceso y productos esperados.
C
Consideración de la Vinculación con el Medio en la evaluación del Postgrado.
Un logro esperado de esta actividad es que el comité de Autoevaluación obtenga una claridad al respecto de cuáles son las etapas del proceso, el trabajo que implica cada una de estas etapas y los productos esperados para cada una de ellas.
Durante esta capacitación se hará entrega al Comité de un Dossier con el material de trabajo utilizado en los procesos de autoevaluación que incluye documentos utilizados en los estudios de opinión, los criterios de evaluación generales o específicos , las guías de formularios usadas por la Comisión Nacional de Acreditación y finalmente las Guías para el desarrollo de las Jornadas de Autoevaluación. En relación a esto, un aspecto que puede facilitar la coordinación y el acceso a la documentación es el uso de carpetas compartidas en un servidor o “nube” a la que puedan acceder todos los participantes del proceso y donde se mantenga información actualizada.
Para simplificar el proceso de análisis, se ha establecido una relación entre los productos de cada etapa con la construcción del informe de autoevaluación, es decir, la estructura del informe es una guía en la cual se articulan los productos principales del proceso.
Esto nos permite identificar 4 etapas bien definidas para el avance del informe (figura
1.1) :
Figura 1.1: Etapas para la Construcción del Informe de Autoevaluación.
Marco de Referencia: esta etapa está relacionada con la recopilación de datos e información: construcción del marco institucional, diagnósticos previos, estudios de opinión y construcción de la guía de formularios.
Avances desde el proceso anterior: en el caso de ser primera vez es importante destacar el aporte de los procesos previos llevados a cabo por la institución. En el caso de una reacreditación, es importante presentar los avances del plan de mejora comprometidos en el proceso anterior; identificar los logros, la experiencia y los compromisos no ejecutados o que se encuentran aún en proceso.
Análisis de los 12 criterios: en esta etapa, se establecerán los resultados del análisis FODA producto de las jornadas con la comunidad académica realizadas por la carrera.
Plan de Mejora: en esta etapa se crea el plan de mejoramiento resultado de la priorización de fortalezas y debilidades detectadas en el análisis de los 12 criterios de autoevaluación.
Otro logro esperado dentro de estas jornadas se relaciona con la construcción de una perspectiva de Juicio Crítico en relación con el proceso de autoevaluación. Este Juicio Crítico corresponde a las Fortalezas o Debilidades que surgen de la información analizada: evidencias internas, evidencias externas y los estudios de opinión (figura 1.2).
Como ejemplo, al analizar el Perfil de Egreso es necesario revisar las evidencias disponibles en relación al criterio de evaluación:
Evidencias Internas: el Perfil de Egreso, ¿ está definido explícitamente ? ¿ ha sido definido formalmente? ¿ es pertinente al nivel de formación profesional que la carrera ofrece ?
Evidencias Externas: en la construcción del perfil, ¿ se tomó en cuenta la orientación pública en la formación profesional ? ¿ fue validado por algún referente de la disciplina ? ¿ ha sido actualizado en función de los requerimientos actuales de la disciplina? ¿ el perfil de egreso es público y conocido ?
Evidencias de Opinión: el Perfil de Egreso, ¿es conocido por los estudiantes, profesores, egresados y empleadores ?
Figura 1.2: Evaluación con Juicio Crítico.
Desde los criterios de evaluación se va estableciendo el nivel de logro de cada criterio, en función de las evidencias obtenidas en la recolección de información.
Desde allí, con una perspectiva crítica se establece si dicha información se constituye como Fortaleza o Debilidad de la carrera. Finalmente, cada Fortaleza o Debilidad corresponde a un Juicio Crítico que responde a las preguntas definidas en cada criterio de evaluación con los datos o evidencias recopilados por la carrera.
1.6. Estrategias de Difusión y Comunicación
El éxito de todas y cada una de las etapas descritas anteriormente, depende también de la gestión de las comunicaciones que se vayan desarrollando en diversos momentos del proceso. La comunicación es un elemento relevante de la cultura que tienen todas las organizaciones en general, y funciona de manera particular en las universidades en relación al aseguramiento de la calidad. Para transmitir la relevancia de este tema como parte de la cultura institucional, es necesario que los miembros de un comité de autoevaluación comprendan su importancia, pero que además ejecuten las
acciones necesarias para el mejoramiento continuo de sus carreras. Esto implica el desarrollo de acciones planificadas de comunicación donde se transmitan determinados mensajes y se generen ciertas respuestas. Los primeros aspectos a reflexionar en el ámbito de las comunicaciones obedece a que cada unidad clarifique quién es su público objetivo; se incluirán aquí todos los académicos independiente su jornada y tiempo de dedicación, los estudiantes, los egresados y empleadores, así como los directivos clave en este proceso. En este punto es importante señalar que cada uno de estos públicos puede tener en un momento dado un rol de receptor o por el contrario convertirse en el emisor de diversos contenidos comunicacionales.
Otro aspecto a reflexionar es conocer con qué medios de comunicación se cuenta, esto dependerá de la institución, de sus recursos económicos y humanos y de los soportes tecnológicos a la mano. Todo lo anterior va en función de los contenidos comunicacionales que se transmitirán durante el proceso de autoevaluación, pero sin duda el principal es el Proyecto Educativo que cada Carrera debe difundir a toda su comunidad, de ahí se irán derivando otros mensajes atingentes a cada etapa que se ejemplifican más adelante.
Un plan de Comunicación y Difusión para el proceso de autoevaluación tiene por objetivos; optimizar y sistematizar el flujo de información entre todos los involucrados, dar a conocer en momentos clave información relevante, generar compromiso y participación de todos en el proceso, comunicar avances y resultados. Las estrategias de difusión que se presentan, sirven como ejemplos para incluir en la planificación del proceso de autoevaluación de cualquier carrera o unidad y se pueden implementar en el transcurso de éste. Se sugieren momentos clave para ejecutar estrategias, sin embargo cada unidad tiene su propia historia y maneras de trabajo, por lo que pueden implementarse en otros momentos igualmente válidos. Tomando como referencia las etapas del proceso de autoevaluación que se muestran en el cuadro 1.3, se releva la importancia de llevar a cabo acciones comunicacionales en cada una de las etapas y se describen algunas acciones posibles de implementar en el cuadro a continuación :
1. Planificación:
Antes de la formalización del proceso a través de la firma de la carta compromiso, el director de carrera y sus académicos deben tomar un tiempo para decidir si es un buen momento para trabajar en la autoevaluación, a través de una conversación con sus colaboradores más cercanos, de modo que entrar a este proceso de trabajo no sea visto como una imposición de mayor carga académica, sino como la oportunidad de detectar espacios de mejora.
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Etapa |
Aspecto a difundir o “mensaje” |
Ejemplo de acciones o actividades |
Destinatario |
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Planificación |
“Este es un buen momento para que decidamos iniciar el trabajo de autoevaluación”. |
La acción de conversar, de manera planificada y asignándole un espacio y tiempo, es fundamental como señal inicial de participación y compromiso. |
Académicos colaboradores en el proceso de Autoevaluación |
2. Capacitación:
La comunicación como proceso tiene un fuerte impacto en una buena autoevaluación. En esta reunión del comité de autoevaluación es necesario relevar la importancia de las comunicaciones fluidas y efectivas entre los miembros del comité, los diversos representantes de la VRAC y otras unidades. Durante el proceso de autoevaluación y hasta la generación del informe final, son muchas las instancias en que se comunican diversos aspectos e información vital para el trabajo a través de distintos canales de comunicación (mails, video conferencias, fono conferencias, cara a cara, etc). Valorar estas instancias y ser proactivo en buscar los momentos de dialogo, es fundamental para lograr una buena autoevaluación y la mejora continua. A modo de ejemplo, se pueden listar normas, como responder siempre como recibido un mail, estar puntual para una reunión por video conferencia, ajustarse a los plazos explicitados, entregar siempre el trabajo en un formato acordado, preguntar al coordinador general dudas del proceso y del método de trabajo, etc.. Detenerse en este aspecto, es un ejercicio productivo.
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Etapa |
Aspecto a difundir o “mensaje” |
Ejemplo de acciones o actividades |
Destinatario |
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Capacitación |
La importancia de las comunicaciones fluidas y efectivas durante el proceso de autoevaluación con todos los actores involucrados. |
La acción de generar un espacio de tiempo para explicitar estas normas, puede facilitar el trabajo futuro y ayudar a los miembros del comité a saber qué se espera de ellos y así coordinar mejor sus esfuerzos. |
Comité de Autoevaluación. Miembros de la VRAC |
3. Recolección de Datos:
Antes del lanzamiento de los estudios de opinión, es fundamental generar acciones de difusión unas semanas antes. La experiencia acumulada en las acreditaciones, plantea que en la medida que las encuestas online llegan a su destinatario y hay desconocimiento del propósito de éstas, hay una menor tasa de respuesta, y por lo tanto, se pierde un valioso recurso de obtención de información y retroalimentación desde los participantes. Es fundamental realizar una labor comunicacional con los estudiantes, académicos, egresados y empleadores, donde se informe el inicio del proceso de autoevaluación, qué implicancias tiene para cada uno, qué se espera de ellos, en qué momentos y cómo pueden participar, con quién se pueden contactar, aspectos descriptivos de la carrera como el perfil de egreso, el plan de estudio, cantidad de estudiantes, etc..
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Etapa |
Aspecto a difundir o “mensaje” |
Ejemplo de acciones o actividades |
Destinatario |
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Recolección de Datos |
Invitación a participar en las actividades que se realizan en pro de la autoevaluación; Difusión del Perfil de Egreso u otro aspecto detectado como de débil conocimiento; Comunicar las fechas planificadas para reuniones, jornadas, charlas, encuentros, etc.. |
Afiches impresos, Folletos digitales, Invitación vía mail, Trípticos (papel o digital), Reuniones o Jornadas, Web de universidad/ carrera, Redes sociales, Pantallas informativas, Ficheros. |
Residentes, Académicos, Egresados, Empleadores. |
4. Análisis de la Información:
En la preparación de cada una de las tres jornadas y durante ellas, hay un constante y sistemático trabajo del comité de autoevaluación recopilando, analizando y construyendo la información que se convertirá en el informe final del proceso. Este es un buen momento para continuar involucrando a diversos actores (invitar a docentes que no pertenecen al CA a algunas de las jornadas, realizar jornadas de trabajo con estudiantes, egresados o empleadores, exponer los resultados de los estudios de opinión, entre otras).
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Etapa |
Aspecto a difundir o “mensaje” |
Ejemplo de acciones o actividades |
Destinatario |
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Análisis de la Información |
Entregar información de los resultados y conclusiones de las jornadas, difundir los resultados más relevantes de los estudios de opinión. |
Socializar las fortalezas y debilidades resultantes de las jornadas. Enviar resumen del trabajo de las jornadas demás académicos y estudiantes vía mail. Mostrar un resumen en formato digital de los estudios de opinión como muestra del trabajo que se está realizando. |
Estudiantes y Académicos. |
5. Informe Autoevaluación:
El comité de autoevaluación es el responsable de construir el informe con los insumos de las conclusiones de las jornadas y de todo el trabajo de autoevaluación. En ocasiones se requiere información o apoyo de otras unidades o docentes (listado de publicaciones, actividades dentro de los cursos, red de egresados, finanzas, biblioteca, comunicaciones, entre otras). Mientras más informados estén todos los miembros de la comunidad sobre la autoevaluación en curso, mayor y mejor disposición tienen ante los requerimientos en un determinadomomento de la confección del informe.
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Etapa |
Aspecto a difundir o “mensaje” |
Ejemplo de acciones o actividades |
Destinatario |
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Informe Autoevaluación |
Informar de avances y dificultades a los miembros de la VRAC de manera oportuna durante el proceso de construcción del IAE. Informar avances en el proceso a otras unidades colaborativas cuando sea necesario. Enviar agradecimientos por colaboraciones de otras unidades o participantes. |
Fono conferencias, Video conferencias, Mails, Estado de avances para revisión, Reuniones de coordinación. |
Cualquier unidad con la que se requiera hacer un trabajo de coordinación. |
6. Socialización:
Esta es una importante etapa de difusión del trabajo de autoevaluación, es vital hacer parte a la mayor cantidad de actores y mostrarles los frutos de la participación y el trabajo de todos como equipo. La unidad académica en general debe conocer en detalle los resultados del proceso de
Autoevaluación.
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Etapa |
Aspecto a difundir o “mensaje” |
Ejemplo de acciones o actividades |
Destinatario |
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Socialización |
“Este es el IAE que hemos construido todos, es una declaración de cómo estamos funcionando, cuales son nuestras fortalezas y las debilidades para seguir trabajando”. |
Charla de socialización, Reuniones, Resumen de aspectos principales del IAE vía mail, Informe publicado online, Folleto digital de fortalezas y debilidades, etc. |
Estudiantes, Académicos, Decano/ autoridades, Egresados. |
7. Evaluación Externa y Acreditación :
En ambas etapas, en donde se esperan los comentarios y los resultados, se requiere de ciertas acciones de difusión para retroalimentar a los participantes del proceso y realizar una evaluación del trabajo realizado.
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Etapa |
Aspecto a difundir o “mensaje” |
Ejemplo de acciones o actividades |
Destinatario |
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Evaluación Externa y Acreditación |
Se difundirá los comentarios de la decisión de acreditación, así como los aspectos mencionados como fortalezas y las debilidades a trabajar junto al plan de mejoras comprometido. |
Reuniones de evaluación del proceso de autoevaluación con el CA, Reuniones informativas, Mailing, Resultados subidos a la web, Folleto digital con los principales aspectos destacados por los pares evaluadores, Video conferencia con los miembros del comité de autoevaluación, etc. |
Comité de Autoevaluación, Estudiantes, Académicos, Decano/ autoridades, Egresados, Empleadores. |
8. Seguimiento:
Las acciones comunicacionales no pueden terminar con el conocimiento del acuerdo de acreditación, es necesario que se mantengan las instancias de compartir información, del trabajo colaborativo de todos los miembros de la carrera/escuela, de esta manera asegurar un constante compromiso y participación, por ejemplo, en la implementación del plan de mejora que resulta de este proceso de autoevaluación y acreditación, del apoyo necesario de las autoridades, etc..