Proceso de Autoevaluación Institucional

Noviembre 2018

        

1.2. Planificación de plazos y actividades

 

Una vez conformado el comité de autoevaluación es necesario establecer un diagnóstico del estado actual del Posgrado.  Para este fin la Vicerrectoría de Aseguramiento de la Calidad (VRAC) pone a disposición delPostgrado una pauta de evaluación previa al inicio de un proceso de autoevaluación, sus objetivos son :

Este instrumento ha sido perfeccionado a través de los distintos procesos de autoevaluación desarrollados por las carreras de la Universidad y se enmarca en la política institucional de aseguramiento de la calidad. El desarrollo de este diagnóstico permite identificar de manera previa el estado del arte de algunos aspectos clave para la autoevaluación. De acuerdo a los cambios recientes en la estructura de los criterios de evaluación (CNA-Chile, 2014 a) el instrumento ha requerido algunas  variaciones, principalmente en relación a la organización de los criterios de evaluación de carreras y los aspectos básicos a considerar para cada uno de ellos.

 

El instrumento está organizado de acuerdo a las 3 grandes dimensiones de evaluación. En las siguientes tablas se presentan los criterios de acreditación de carreras por cada una de las 3 dimensiones, estableciendo una relación entre los criterios vigentes hasta el primer semestre de 2015, en relación a la nueva propuesta de criterios. 

 

Si bien este manual está concentrado en la nueva versión de criterios de las carreras de CNA-Chile, su uso también puede ser aplicado a los criterios que aún se encuentran vigentes.3

 

 

3 En anexos 1 al 12, se presentan guías para análisis primario por cada aspecto a considerar de los nuevos 12 criterios de acreditación, con preguntas orientadoras y documentos de consulta.

 

En esta matriz (instrumento) se solicita al comité que pueda establecer el grado de cumplimiento del PEP en relación a cada uno de los aspectos mínimos a evaluar  por cada criterio. Junto a esto se solicita una argumentación que justifique la evaluación del equipo para cada uno de estos aspectos (ver cuadro 1.2).

Esta pauta es un primer producto dentro del proceso de autoevaluación y permite al comité realizar un diagnóstico general que los aproxima a los criterios de evaluación y al marco general que articula el proceso. Asimismo, es una primera instancia de evaluación del comité que les permite identificar posibles fortalezas y debilidades que serán contrastadas posteriormente.

 

Cuadro 1.2.-  Ejemplo del instrumento de evaluación previa.

 

 

Luego de completar esta pauta inicial y previo a la planificación del proceso, es necesario considerar ciertos hitos dentro del proceso general. Uno de estos hitos es el análisis preliminar de los criterios  previo a las Jornadas de Autoevaluación. Este análisis de los criterios  permite llegar a las jornadas con conclusiones previas que optimizan el trabajo de análisis conjunto.

El hito más importante del proceso son las Jornadas de Autoevaluación, donde se involucra la participación ampliada de los miembros del Postgrado. Estas jornadas son la principal instancia de análisis conjunto de la información recopilada durante las primeras etapas. Con motivo de organizar el trabajo de manera más eficiente se ha dispuesto el desarrollo de 2 Jornadas de Autoevaluación.

 

En cada una  de estas jornadas se realizan distintas tareas de análisis:

  1. Jornada 1: en esta jornada se trabaja principalmente en la construcción del contexto general del PEP  y en el análisis de la información relativa a la dimensión 1 de los criterios de evaluación. Esta corresponde a “Propósitos e Institucionalidad de la Carrera o Programa” y corresponde a los criterios: Perfil de Egreso; Plan de Estudios; Vinculación con elMedio; Creación e Investigación por el Cuerpo Docente, y, Efectividad y resultados del proceso formativo.

  2. Jornada 2: en esta jornada se analizan la dimensión 2   “Condiciones de Operación” y la dimensión 3 “Resultados y Capacidad de Autorregulación” que contemplan los siguientes criterios de evaluación  : Propósitos; Integridad; Organización y Administración; Personal Docente; Infraestructura y Recursos para el Aprendizaje; Participación y Bienestar Estudiantil; y Autorregulación y Mejoramiento Continuo.

  3. Jornada 3: en esta jornada se define el Plan de Mejora y se analizan los avances del plan anterior en caso de existir un proceso de acreditación previo. También se realiza un análisis de Oportunidades y Amenazas en base al diagnóstico competitivo y los resultados del análisis PESTLE. Es importante considerar seriamente la planificación de las jornadas debido a que en muchos casos involucra un importante esfuerzo de gestión: definición de recursos, movilización de personas, trabajo entre diferentes sedes y el desarrollo de productos específicos.

Teniendo en cuenta previamente estos hitos del proceso, es necesario planificar la Autoevaluación en cuanto a sus participantes, procedimientos, plazos y responsabilidades. Para esto es bueno tener en cuenta los productos asociados al proceso, de forma de organizar las actividades y a los responsables en cada etapa (ver cuadro 1.3).

 

Cuadro 1.3.- Etapas e Hitos del proceso de Autoevaluación.

 

 

Se propone un diseño de procedimientos, etapas y responsabilidades del proceso de autoevaluación, que tenga una duración de entre 6 a 8 meses hasta lograr el producto final: la versión final de Informe de Autoevaluación.

 

La clave es trabajar sistemática y eficazmente en este periodo con responsabilidades claramente asignadas y bien distribuidas entre quienes participan del proceso de autoevaluación. Esta propuesta se materializa en la creación de una Carta Gantt con un detalle de todas las actividades necesarias para llevar el proceso de acreditación como tal. La experiencia institucional en estos procesos ha permitido sistematizar las etapas y crear este documento que está disponible en formato MS Project. Dentro de esta Carta Gantt, están descritas todas las tareas y eventos propios del proceso, y se han establecido las duraciones aproximadas para el desarrollo de las diferentes tareas y los responsables para cada una de ellas.

 

Para efectos de entender el uso del instrumento se debe establecer una reunión con el fin de mostrarles el uso y posibilidades del documento. Considerando que la carta Gantt desarrollada por la institución es un documento general, cada unidad académica o carrera debe hacer los ajustes pertinentes en relación a su propia planificación, su calendario académico y los períodos de receso de actividades. Lo importante es anticipar cualquier evento que pudiera afectar la continuidad y eficiencia del proceso.

 

Es necesario que el Coordinador General del proceso asuma la responsabilidad de realizar el seguimiento y control del proceso establecido en la Carta Gantt. Esto supone determinar cada cuanto tiempo se verificarán los avances, solicitando información a los responsables, anticipando tareas, o corrigiendo acciones en el momento oportuno. Una vez terminados los ajustes y establecidos los responsables, se debe enviar esta planificación a la Dirección General de Aseguramiento de la Calidad para su revisión.