Proceso de Autoevaluación Institucional

Noviembre 2018

1.6.-   Estrategias de Difusión y Comunicación

El éxito de todas y cada una de las etapas descritas anteriormente, depende también de la gestión de las comunicaciones que se vayan desarrollando en diversos momentos del proceso. La comunicación es un elemento relevante de la cultura que tienen todas las organizaciones en general, y funciona de manera particular en las universidades en relación al aseguramiento de la calidad. Para transmitir la relevancia de este tema como parte de la cultura institucional, es necesario que los miembros de un comité de autoevaluación comprendan su importancia, pero que además ejecuten las  acciones necesarias para el mejoramiento continuo de sus carreras. Esto implica el desarrollo de acciones planificadas de comunicación donde se transmitan determinados mensajes y se generen ciertas respuestas. Los primeros aspectos a reflexionar en el ámbito de las comunicaciones obedece a que cada unidad clarifique quién es su público objetivo; se incluirán aquí todos los académicos independiente su jornada y tiempo de dedicación, los estudiantes, los egresados y empleadores, así como los directivos clave en este proceso. En este punto es importante señalar que cada uno de estos públicos puede tener en un momento dado un rol de receptor o por el contrario convertirse en el emisor de diversos contenidos comunicacionales.

Otro aspecto a reflexionar es conocer con qué medios de comunicación se cuenta, esto dependerá de la institución, de sus recursos económicos y humanos y de los soportes tecnológicos a la mano. Todo lo anterior va en función de los contenidos comunicacionales que se transmitirán durante el proceso de autoevaluación, pero sin duda el principal es el Proyecto Educativo que cada Carrera debe difundir a toda su comunidad, de ahí se irán derivando otros mensajes atingentes a cada etapa que se ejemplifican más adelante.

Un plan de Comunicación y Difusión para el proceso de autoevaluación tiene por objetivos; optimizar y sistematizar el flujo de información entre todos los involucrados, dar a conocer en momentos clave información relevante, generar compromiso y participación de todos en el proceso, comunicar avances y resultados. Las estrategias de difusión que se presentan, sirven como ejemplos para incluir en la planificación del proceso de autoevaluación de cualquier carrera o unidad y se pueden implementar en el transcurso de éste. Se sugieren momentos clave para ejecutar estrategias, sin embargo cada unidad tiene su propia historia y maneras de trabajo, por lo que pueden implementarse en otros momentos igualmente válidos. Tomando como referencia las etapas del proceso de autoevaluación que se muestran en el cuadro 1.3, se releva la importancia de llevar a cabo acciones comunicacionales en cada una de las etapas y se describen algunas acciones posibles de implementar en el cuadro a continuación   :

1. Planificación:

Antes de la formalización del proceso a través de la firma de la carta compromiso, el director de carrera y sus académicos deben tomar un tiempo para decidir si es un buen momento para trabajar en la autoevaluación, a través de una conversación con sus colaboradores más cercanos, de modo que entrar a este proceso de trabajo no sea visto como una imposición de mayor carga académica, sino como la oportunidad de detectar espacios de mejora.

2. Capacitación:

La comunicación como proceso tiene un fuerte impacto en una buena autoevaluación. En esta reunión del comité de autoevaluación es necesario relevar la importancia de las comunicaciones fluidas y efectivas entre los miembros del comité, los diversos representantes de la VRAC y otras unidades. Durante el proceso de autoevaluación y hasta la generación del informe final, son muchas las instancias en que se comunican diversos aspectos e información vital para el trabajo a través de distintos canales de comunicación (mails, video conferencias, fono conferencias, cara a cara, etc). Valorar estas instancias y ser proactivo en buscar los momentos de dialogo, es fundamental para lograr una buena autoevaluación y la mejora continua. A modo de ejemplo, se pueden listar normas, como responder siempre como recibido un mail, estar puntual para una reunión por video conferencia, ajustarse a los plazos explicitados, entregar siempre el trabajo en un formato acordado, preguntar al coordinador general dudas del proceso y del método de trabajo, etc.. Detenerse en este aspecto, es un ejercicio productivo.

3. Recolección de Datos:

Antes del lanzamiento de los estudios de opinión, es fundamental generar acciones de difusión unas semanas antes. La experiencia acumulada en las acreditaciones, plantea que en la medida que las encuestas online llegan a su destinatario y hay desconocimiento del propósito de éstas, hay una menor tasa de respuesta, y por lo tanto, se pierde un valioso recurso de obtención de información y retroalimentación desde los participantes. Es fundamental realizar una labor comunicacional con los estudiantes, académicos, egresados y empleadores, donde se informe el inicio del proceso de autoevaluación, qué implicancias tiene para cada uno, qué se espera de ellos, en qué momentos y cómo pueden participar, con quién se pueden contactar, aspectos descriptivos de la carrera como el perfil de egreso, el plan de estudio, cantidad de estudiantes, etc..

4. Análisis de la Información:

En la preparación de cada una de las tres jornadas y durante ellas, hay un constante y sistemático trabajo del comité de autoevaluación recopilando, analizando y construyendo la información que se convertirá en el informe final del proceso. Este es un buen momento para continuar involucrando a diversos actores (invitar a docentes que no pertenecen al CA a algunas de las jornadas, realizar jornadas de trabajo con estudiantes, egresados o empleadores, exponer los resultados de los estudios de opinión, entre otras).

5. Informe Autoevaluación:

El comité de autoevaluación es el responsable de construir el informe con los insumos de las conclusiones de las jornadas y de todo el trabajo de autoevaluación. En ocasiones se requiere información o apoyo de otras unidades o docentes (listado de publicaciones, actividades dentro de los cursos, red de egresados, finanzas, biblioteca, comunicaciones, entre otras). Mientras más informados estén todos los miembros de la comunidad sobre la autoevaluación en curso, mayor y mejor disposición tienen ante los requerimientos en un determinadomomento de la confección del informe.

6. Socialización:

Esta es una importante etapa de difusión del trabajo de autoevaluación, es vital hacer parte a la mayor cantidad de actores y mostrarles los frutos de la participación y el trabajo de todos como equipo. La unidad académica en general debe conocer en detalle los resultados del proceso de

Autoevaluación.

7. Evaluación Externa y Acreditación :

En ambas etapas, en donde se esperan los comentarios y los resultados, se requiere de ciertas acciones de difusión para retroalimentar a los participantes del proceso y realizar una evaluación del trabajo realizado.

8. Seguimiento:

Las acciones comunicacionales no pueden terminar con el conocimiento del acuerdo de acreditación, es necesario que se mantengan las instancias de compartir información, del trabajo colaborativo de todos los miembros de la carrera/escuela, de esta manera asegurar un constante compromiso y participación, por ejemplo, en la implementación del plan de mejora que resulta de este proceso de autoevaluación y acreditación, del apoyo necesario de las autoridades, etc..